Cloud-Software als Wettbewerbsvorteil in KMUs

Service, Zusammenarbeit, Datensicherheit und Nachhaltigkeit optimieren

Viele Unternehmen sehen die Cloud als Treiber der Digitalisierung. Kein Wunder, bietet sie doch zahlreiche Chancen: Durch Cloud und darauf basierende Software lassen sich interne Prozesse verbessern, Abstimmungen vereinfachen und Abläufe automatisieren. Mehr noch, die Technologie kann sogar das Geschäftsmodell erweitern. Was Cloud in Bezug auf Service, Zusammenarbeit, Datensicherheit und Nachhaltigkeit leistet und was es dafür braucht, zeigt der Beitrag.

Myfactory, ein führender Cloud-ERP-Hersteller aus Deutschland, hilft kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) durch ihre Cloud-Lösungen Wettbewerbsvorteile zu erzielen. Diese beziehen sich auf vier Bereiche: Das eigene Geschäft, das durch digitale Services wächst. Die Zusammenarbeit, die durch digitale Tools vereinfacht wird. Die Datensicherheit, die immer verlässlicher und die Nachhaltigkeit, die von Cloud-Lösungen unterstützt wird. Voraussetzung dafür ist allerdings der Aufbau einer Cloud-Strategie.

Timo Bärenklau, Leiter Vertrieb bei Myfactory International: „Wir sehen die Cloud als Motor der Digitalisierung. Sie macht viele Trends erst möglich und KMUs damit zukunfts- und wettbewerbsfähig. Aus dem Grund wollen wir als Cloud-Botschafter das Bewusstsein für die Chancen stärken. Dabei geht es uns um eine kontinuierliche Aufklärungsarbeit, in deren Fokus der Mehrwert für die Unternehmen steht.“

Überzeugender Service

Mobile Anwendungen erlauben unterwegs den Zugriff auf Daten. Diese lassen sich etwa über ein Cloud Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) jederzeit zur Verfügung stellen. Vor allem für den Außendienst, der Zugriff auf Unternehmens-, Produkt- und Kundendaten braucht, ist das von Vorteil:

• Mit digitalen Präsentationen und Bestellprozessen zeigt ein Vertreter, dass im Sinne des Kunden aktuelle Technologie verwendet und schnelle Prozesse gewährleistet werden.
• Durch das gemeinsame Arbeiten am Tablet wird die Zusammenarbeit gestärkt. Durch die Datenübermittlung in Echtzeit, bleibt mehr Zeit zur individuellen Beratung.
• Zudem reduzieren sich die Absprachen mit dem Innendienst, was wiederum mehr Zeit für Kundenbesuche schafft. Dabei sieht der Kunde gleich, was er bekommt – und wann.

Cloud-Lösungen schaffen einen ständigen Informationsfluss zwischen Firmenzentrale und mobilen Arbeitskräften. Redundante oder veraltete Datenstände gehören der Vergangenheit an. Sowohl Kunden als auch Mitarbeitende können sich auf aktuelle, zentral gespeicherte Daten verlassen.

Zeitgemäße Zusammenarbeit

Neben Kunden lassen sich auch Mitarbeitende überzeugen. Basis dafür ist ein Mobilitätskonzept. Das klärt, wann und wie von zu Hause gearbeitet wird, welche mobilen Lösungen integriert werden und welche Werte bei der Zusammenarbeit wichtig sind. Das bringt folgende Vorteile:

• Mit Home Office lassen sich veränderte Lebensumstände besser mit der Arbeit verbinden. Ob Lockdown oder Familienzuwachs – Mobilitätsansätze schaffen individuelle Lösungen.
• Damit wird der Arbeitgeber für Bewerber attraktiver und die Mitarbeiterfluktuation sinkt. Zudem steigt damit die Digitalkompetenz, was der gesamten Wirtschaft zugutekommt.

Über die Cloud bereitgestellte Portale stärken die Zusammenarbeit innerhalb eines Projektes. Arbeiten mehrere Experten zusammen, lassen sich über das Portal, Daten in Echtzeit austauschen, Freigabeprozesse abbilden und Status zu Teilprojekten einsehen – jederzeit und überall.

Zuverlässige Datensicherheit

Aufgrund des hohen Stellenwertes von Informationen sollten sich KMUs mit der Frage beschäftigen, wie sie diese am besten vor Dritten schützen. Eine Möglichkeit ist der Wechsel des Speicherortes in die Cloud. Hier ist auf Cloud-Anbieter zu achten, die mit hochverfügbaren, geo-redundanten Rechenzentren arbeiten, auf höchste Standards in der Schadensabwehr setzen, Sicherheits-Updates bereitstellen und eine hohe Verfügbarkeit aufweisen.

Auch bei Software-Anbietern ist auf Sicherheit zu achten. Myfactory zum Beispiel überlässt Private-Cloud-Kunden selbst die Entscheidung, welches Rechenzentrum verwendet wird und steht mit seinen Partnern beratend zur Seite. Die Daten von Public-Cloud-Kunden liegen in einem deutschen Hochsicherheitsrechenzentrum. Hier setzt der Hersteller auf den Managed-Cloud-Anbieter Pulsserver, der Gründungsmitglied von Gaia-x ist – ein Projekt, das sich dem Aufbau einer wettbewerbsfähigen und sicheren Dateninfrastruktur für Europa in der Cloud verschreibt.

Glaubwürdige Nachhaltigkeit

Umweltschutz spielt für immer mehr Unternehmen eine große Rolle. Zum einen aus eigenem Antrieb heraus. Zum anderen, weil es immer mehr Mitarbeitenden bei der Jobwahl wichtig ist. Auch hier kann Cloud dazu beitragen, das Geschäft und Image nachhaltiger zu gestalten. Denn: Umso digitaler,

• desto weniger Papier wird aufgewendet (geringere Abholzung der Wälder)
• desto weniger Dienstreisen sind erforderlich (virtuelle Meetings ersetzen unnötige Reisen)
• desto weniger Pendelverkehr und damit CO2-Austoß (Home Office reduziert Bürofahrten)

Auch die Rechenzentren werden immer grüner. Vorreiter dafür sind Unternehmen wie Apple, Microsoft oder Google. Letzteres deckt 100 Prozent des Energieverbrauchs mit erneuerbaren Energien ab. Gleichzeitig werden grüne Kraftwerke gebaut, die Rechenzentren und Teile der Bevölkerung versorgen. Auch die Abwärme, die durch den Serverbetrieb entsteht, lässt sich weiterverwerten.

In fünf Schritten zur Cloud Strategie

Die beschriebenen Szenarien zeigen, welche Vorteile die Cloud und darauf basierende Software bieten. Voraussetzung dafür ist aber eine Cloud-Strategie. Zur Entwicklung eines solchen Fahrplans sollten sich KMUs die vier folgenden Fragen stellen:

• Wann ist der Weg in die Cloud sinnvoll? Um zu prüfen, ob die Cloud der richtige Weg ist, bietet sich eine Ist-Analyse an. Welche Prozesse laufen gut, welche nicht? Daraus ergeben sich Optimierungen. Sind diese mit der Cloud besser zu lösen, bietet sich ein Wechsel an. Auch ein schrittweiser Weg ist möglich.
• Welche Cloud ist die richtige? Hier geht es zum einen um das passende Modell: Public Cloud (flexibel und kostengünstig) oder Private Cloud (individuell und sicher). Zum anderen um die passende Cloud-Lösung. Dabei ist zu überlegen, was das gesuchte Cloud-Produkt können muss. Dies wird in einem Lastenheft zusammengetragen, das dann an den Hersteller oder Anbieter geht. Umso großer die Schnittmenge der Anforderungen mit den Funktionen, desto besser passt die Software zum Unternehmen.
• Welches Wissen muss aufgebaut werden? Wer sich für den Umzug in die Cloud entscheidet, braucht intern das Know-how, um die Cloud-Infrastruktur zu warten. Der Aufwand hierfür ist oft viel geringer als bei On-Premise-Lösungen. Dabei ist es nicht nötig, neue Ressourcen zu schaffen. Die Erfahrung zeigt: IT-Experten erlernen schnell die neuen Aufgaben. Gibt es keine interne IT-Abteilung lässt sich die Wartung auch an Dienstleister auslagern. Bei der Software-Wahl gibt es eine ähnliche Entscheidung. Durch die Bereitstellung aller Updates über die Cloud ist hier allerdings der Wartungsaufwand gering. Software-Partner und Hersteller helfen dabei, die bereitgestellte Lösung zu personalisieren.
• Was ist die ideale Cloud Lösung? Hier geht es um den Umfang. Bezogen auf die Cloud heißt das: Wandern nur die Infrastruktur oder der gesamte Desktop in die Cloud? Um das zu entscheiden, sind vorher die Anforderungen zu definieren. Für jeden Bedarf gibt es dabei die passende Lösung: Infrastructure as a Service (aaS), Software aaS, Desktop aaS oder die Buchung einzelner Services. Gleiches gilt bei der Cloud Software: Viele Programme sind als Module verfügbar, die sich in ihrer Funktionstiefe den Bedürfnissen anpassen. Vorteil: KMUs müssen nicht mehr eine Software mit kaum genutzten Features kaufen. Stattdessen wird nur das Paket gebucht, was die aktuelle Situation erfordert. Ändern sich die Anforderungen, werden einfach Module hinzugebucht oder abgewählt.

Myfactory gehört zu den führenden Herstellern von webbasierter Business Software für die Cloud. Mit Myfactory Cloud ERP bietet das Unternehmen integrierte und individuell kombinierbare Module. Dazu gehören: ERP (Enterprise Ressource Planning), CRM (Customer Relationship Management), Finanzbuchhaltung, Produktion, MIS und eCommerce. Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen aus den Branchen Handel, Produktion und Dienstleistung setzen die Lösung ein. Myfactory zählt zu den Cloud-ERP-Pionieren und entwickelt seit 2002 kontinuierlich seine Business Software weiter. An den Standorten München (Deutschland) und St.Gallen (Schweiz) betreuen rund 50 Experten zusammen mit über 100 Vertriebspartnern mittelständische Unternehmen im deutschsprachigen Raum: Beropur, Ehlert, Karls Markt OHG, Messe Stuttgart, Rotel AG, Zaugg AG (Auswahl).