Der Begriff Workforce Management taucht im Zusammenhang mit der Arbeitsplanung des Außendienstes immer öfter auf. Doch was ist das überhaupt und wie lässt sich dies in einem Unternehmen umsetzen? Eine Einschätzung der Spezialisten der FLS GmbH.
DEFINITION DES WORKFORCE MANAGEMENT
Korrekt definiert umfasst das Workforce Management im Außendienst die optimierte Disposition von mobilen Ressourcen. Dazu gehören in einem Betrieb, in dem Außendienstmitarbeiter*innen tätig sind, Mitarbeiter*innen, Fahrzeuge und Maschinen.
Doch was bedeutet das konkret? Im Grund genommen muss ein/e Außendienstmitarbeiter*in mit dem passenden Equipment zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Diese beiden Faktoren geben die Aufträge vor. Ziel sollte immer sein, dass Stillstände vermieden werden und die Anfahrtswege möglichst kurzgehalten werden. Zudem sollten immer das Werkzeug und die Maschinen vorhanden sein, die benötigt werden. Bestehen Unterschiede in der Ausbildung und den Skills der Mitarbeiter*innen, geht dies ebenfalls in die Organisation der Belegschaft ein.
HERAUSFORDERUNGEN DES WORKFORCE MANAGEMENT
Workforce Management gibt es in jedem Unternehmen. Doch immer dann, wenn es um den Außendienst geht, kommen eine Reihe von Einflussfaktoren ins Spiel, die nur sehr schwer planbar sind. Ein modernes Management des Außendienstes ist daher etlichen Herausforderungen ausgesetzt. Kurzfristige Absagen, Staus auf der Anfahrt oder Baustellen, die die Außendienstmitarbeiter*innen zu einem Umweg zwingen, sind Teil dieser Faktoren. Unter Umständen dauert ein Termin auch unerwartet länger als zuvor veranschlagt. Wichtig ist hierbei, dass das eingesetzte System in Echtzeit auf diese Einflüsse reagiert und die Tourenplanung entsprechend anpasst. Nur so ist zu jeder Zeit ein effizienter Einsatz der Ressourcen gewährleistet.
Eine moderne Softwarelösung kann die Einsatzplanung erheblich vereinfachen. Mitarbeiter*innen können unterwegs stets Änderungen hinterlegen. Ein Termin fällt aus oder ein Notfalleinsatz kommt hinzu: Schon passt die Software den Terminkalender in Echtzeit an. Zudem kann auch die Zentrale neue Termine einspeisen oder Absagen kommunizieren. Für den Außendienstmitarbeiter schafft dies mehr Zeit, sich auf die seine eigentliche Arbeit zu konzentrieren.
SOFTWARELÖSUNGEN UND DIE VORTEILE FÜR DEN AUßENDIENST
Eine moderne Software hilft Betrieben dabei, eine einfache Planung des Personals sicherzustellen. Denn diese kann nicht nur für mehr Effizienz sorgen, sondern hat auch für die Außendienstmitarbeiter*innen im Alltag etliche Vorteile. Dazu gehören:
• automatische Anpassung der Tour
• Reaktion in Echtzeit auf unvorhersehbare Einflussfaktoren
• gute Übersicht für die Außendienst-Mitarbeiter*innen
• unnötige Umwege und Stillstände werden vermieden
FAZIT – DANK MODERNER SOFTWARE ZU EINEM OPTIMALEN WORKFORCE MANAGEMENT
Die Zahl der Einflussfaktoren, die auf die Workforce einwirken, ist groß. Mit alten Systemen kann auf diese Vielzahl an Punkten nur sehr schwer und unflexibel reagiert werden. Daher ist es wichtig, dass moderne Software-Lösungen zum Einsatz kommen, die in Echtzeit auf diese Faktoren reagieren und so zu jeder Zeit zu einem optimalen Einsatz im Bereich des Außendienstes beitragen. Nur so können die Unternehmen in eine erfolgreiche Zukunft blicken und konkurrenzfähig bleiben.
Seit fast 30 Jahren entwickelt und vertreibt die FLS GmbH Echtzeit-Software für Termin- und Tourenplanung, Workforce Management und Mobile Lösungen. Das Produktportfolio um FLS VISITOUR, FLS MOBILE, FLS PORTAL und DISPATCH NOW basiert auf dem einzigartigen PowerOpt-Algorithmus, der durch Präzision und Schnelligkeit selbst bei hohem Auftragsvolumen und sehr spezifischen Aufgabenstellungen individuelle, optimale Planungsergebnisse in Echtzeit erzielt.
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