Eine schlecht laufende IT sorgt für Produktivitätseinbußen und Mitarbeiterfluktuation. Die Experten des IT-Dienstleisters m2solutions EDV-Service GmbH erläutern, wie Sie Sie Ihr System wieder auf Vordermann bringen und damit für eine zufriedenere Belegschaft sorgen.
Die Qualität der Arbeit sinkt, die Produktivität nimmt ab und der Frust zu: Diese Beobachtungen machen Arbeitnehmer, wenn es mit der IT in ihrem Unternehmen nicht läuft, wie eine aktuelle Studie des Software-Anbieters Nexthink ermittelt hat. 20 Prozent der Befragten würden aufgrund einer mangelhaften IT-Ausstattung demnach sogar ihren Arbeitsplatz wechseln; in der Altersgruppe der 25- bis 34-Jährigen sind es sogar 28 Prozent. Neben der Motivation leidet auch die Produktivität: Die Studie hat ermittelt, dass sich jeder Mitarbeiter pro Jahr durchschnittlich 40 Stunden mit IT-Problemen herumschlägt – Zeit, die deutlich produktiver und ohne Frust genutzt werden könnte.
Zuständigkeiten klären
Das E-Mail-Programm öffnet nicht richtig, Dateien können nicht verschoben werden, der Login funktioniert nicht: Nur 55 Prozent der Mitarbeiter melden Probleme dieser Art überhaupt an die IT-Verantwortlichen. Grund dafür ist, dass sie entweder gar nicht wissen, wer zuständig ist; das Gefühl haben, dass die Abteilung sowieso überlastet ist oder versuchen, das Problem selbst zu lösen. In jedem Fall führt dies zu langfristigen Problemen: Strukturelle Probleme der IT-Umgebung werden nicht erkannt und können mittel- oder langfristig zu Ausfällen führen. Deshalb ist es wichtig, unbedingt die Zuständigkeiten zu klären: An wen sollen IT-Probleme gemeldet werden und wie ist der dafür praktikabelste Weg? Gerade für kleine Unternehmen ist es hilfreich, externe Ressourcen eines IT-Dienstleisters zu nutzen. Dieser kann sich remote in das System des Mitarbeiters schalten und das Problem in der Regel schnell beheben – das führt zu deutlich mehr Mitarbeiterzufriedenheit.
Probleme identifizieren und auf Standardlösungen setzen
Wird dokumentiert, wo es immer wieder hakt, erhält das Unternehmen bzw. der beauftragte IT-Dienstleister einen Überblick über die Schwachstellen der IT. Muss lediglich eine neue, gepatchte Version eines Programms zur Verfügung gestellt werden, damit es wieder reibungslos läuft? Oder sitzt das Problem tiefer? Eine häufige Fehlerquelle sind „historisch“ gewachsene IT-Strukturen: Wird das speziell auf den Betrieb zugeschnittene Programm xy schon seit 20 Jahren verwendet, gibt es häufig Probleme mit der Anbindung an andere, neuere Systeme. Gerade bei kleinen Unternehmen raten IT-Dienstleister dazu, keine individuell erstellten, sondern angepasste Standard-Lösungen zu verwenden. Diese können einfacher gewartet und geupdatet werden, was nicht nur zur Entlastung der IT-Abteilung führt. Merken die Mitarbeiter nach der Einführung, dass das System stabiler läuft und sie ihre Arbeit schneller als zuvor erledigen können, sorgt das für einen Motivationsschub. Voraussetzung ist allerdings eine adäquate Schulung: Die Nexthink-Studie hat auch ermittelt, dass rund 40 Prozent der Probleme, die nach der Einführung neuer Softwares auftreten, damit zusammenhängen, dass die Mitarbeiter noch nicht wissen, wie man die neue Anwendung korrekt bedient.
Perspektive der Mitarbeiter einnehmen
Tendieren Mitarbeiter dazu, IT-Probleme auf eigene Faust lösen zu wollen, kann das zu einer sogenannten „Schatten-IT“ führen: Sie laden auf eigene Faust Programme herunter, die ihren eigenen Workflow vielleicht erleichtern, aber massive Sicherheitsprobleme verursachen. Messenger-Anwendungen oder zum Beispiel Cloud-Dienste, die nicht mit der Unternehmens-IT konform sind, können zu Datenlecks und Angriffspunkten für Cyberkriminelle werden. Deshalb ist es immer wieder wichtig zu erheben: Welche Software-Lösungen brauchen die Mitarbeiter tatsächlich um ihre Arbeit besser zu bewältigen? Und wie kann man diese am einfachsten und sichersten in die bestehende IT-Infrastruktur integrieren? So können durch neuen Software-Einsatz effizientere Arbeitsabläufe entstehen.
Mit Leasing-, Mietmodellen und Managed Services auf Stand bleiben
Die IT-Landschaft ist permanent im Wandel durch neue Anwendungen und neue Geräte – aber auch neue Cyber-Bedrohungen. Gerade für kleine und mittlere Unternehmen wird es aus finanziellen und personellen Gründen zunehmend schwerer auf dem neuesten Stand zu bleiben und Mitarbeitern die Ausstattung zu bieten, die sie im optimalen Fall brauchen – was sowohl Hardware als auch Software betrifft. In der aktuell dynamischen Situation lässt sich kaum vorhersagen, wie viele und welche Geräte ein Unternehmen in den kommenden zwei bis drei Jahren benötigt; Wartung und Support können zudem die eigene IT-Abteilung belasten und sie von wichtigeren, strategischen Aufgaben abhalten. Auch hier bietet es sich an, auf externe Ressourcen zurückzugreifen; zum einen auf Miet- und Leasing-Lösungen im Geräte-Bereich sowie auf „Managed Services“ im Dienstleistungsbereich. Die wiederkehrenden Leistungen entlasten die eigene IT und können bei Veränderungen im Unternehmen flexibel angepasst werden.
Fazit
Gerade in Zeiten mit viel Homeoffice erleben Mitarbeiter Ihren Arbeitgeber zunehmend durch „digitale Fenster“, d.h. Anwendungen und Endgeräte. Umso wichtiger ist für die Mitarbeiterzufriedenheit, dass sie nicht nur wissen, an wen sie sich bei IT-Problemen wenden können, sondern auch die technischen Arbeitsmittel an die Hand bekommen, die ihren Arbeitsalltag spürbar entlasten. So sorgt die IT für glückliche Mitarbeiter.
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